Privacy Verklaring KOVAG

De bescherming van persoonsgegevens is belangrijk voor ons. In deze Privacy Verklaring lichten we toe hoe we persoonsgegevens verzamelen en waarvoor we die gebruiken. Deze Privacy Verklaring is van toepassing op alle websites, toepassingen, producten en diensten die KOVAG levert. De verwerker in het kader van deze gegevens is :

KOVAG vzw, Brouwerijstraat 1 bus 3A, 9031 Drongen en met ondernemingsnummer 0407.723.860.

Onze visie op bescherming van persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Waarvoor gebruiken we de persoonsgegevens?

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Worden persoonsgegevens gedeeld met anderen?

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Wat zijn jouw rechten?

Kunnen wij deze Privacy Verklaring wijzigen?

Verwijzing naar andere websites

Heb je nog vragen over deze Privacy Verklaring, contacteer ons.

De privacy van al onze klanten, leden, partners en andere contacten is zeer belangrijk voor ons. Wij streven ernaar om alle persoonsgegevens die in ons bezit komen te bewaren en te verwerken met de nodige aandacht voor vertrouwelijkheid en integriteit van deze gegevens. KOVAG zal ook enkel gegevens verzamelen en bewaren die nodig zijn om kwalitatieve dienstverlening te kunnen bieden.

KOVAG en al haar medewerkers trachten steeds te handelen in overeenstemming met de Belgische wetten en Europese reglementering omtrent de bescherming van persoonsgegevens en wij stellen dezelfde vereiste aan al onze leveranciers en partners die mogelijk met deze persoonsgegevens in aanraking komen.

Elke mogelijke informatie (tekst, beeld, enz.) waarmee direct of indirect een persoon kan worden geïdentificeerd, wordt beschouwd als een persoonsgegeven en valt daardoor onder deze Privacy Verklaring. Anonieme gegevens zoals bijvoorbeeld statistische gegevens over het gebruik van onze website, vallen niet onder deze Privacy Verklaring. De gegevens die de apotheek deelt met KOVAG in het kader van de tarifering vallen ook onder deze Privacy Verklaring, maar de modaliteiten van de verwerking ervan worden verder aangevuld door de specifieke verwerkersovereenkomst die werd afgesloten tussen de klant en de tariferingsdienst.

KOVAG kan bijvoorbeeld volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken :

• Voornaam en naam
• Bedrijfsnaam
• Account en login gegevens
• BTW en/of Ondernemingsnummers
• Woon- of Bedrijfsadressen
• Betaalgegevens, bankrekeningnummers
• Contactgevens zoals telefoonnummers en e-mailadressen
• Communicatievoorkeuren
• Informatie die uitgewisseld wordt tussen jou en KOVAG via telefoon, brief, chat of mail
• Foto's of andere beelden (video, bewakingscamera, enz.) indien je KOVAG bezoekt, een event of opleiding bijwoont
• Welke diensten je afneemt van KOVAG, welke opleidingen je gevolgd hebt, enz.
• De apotheek waar je titularis, provisor, adjunct, bandagist of assistent bent

In veel situaties geef je zelf deze informatie aan KOVAG, in het kader van een dienstverlening van KOVAG waarvan je gebruik wenst te maken, zoals bvb. lid worden van de beroepsvereniging, inschrijving voor een opleiding of een event, solliciteren bij KOVAG, een advertentie plaatsen op onze website, ons gebouw bezoeken, contact met KOVAG te zoeken als leverancier, inschrijven voor de nieuwsbrief, enz.

KOVAG verkrijgt van tijd tot tijd ook persoonsgegevens van externe bronnen. Wanneer wij zulke informatie verkrijgen, zullen we steeds bij de leverancier nagaan of de gegevens op wettelijke wijze werden verzameld en dat zij het recht hebben om deze aan ons door te geven.

Wij verwerken en bewaren jouw persoonsgegevens steeds voor de doeleinden waarvoor je ons die gegevens verstrekt hebt, in het kader van de algemene doelstellingen van onze organisatie als beroepsvereniging en de optimale organisatie van onze dienstverlening. In die zin verwerken we enkel de gegevens die daarvoor nuttig en van toegevoegde waarde zijn, óf indien er een wettelijke verplichting op ons rust om de gegevens te verwerken en/of te bewaren.

De verwerking vindt dus steeds plaats op basis van één van de onderstaande rechtsgronden, naargelang het geval :

• Je hebt expliciete toestemming gegeven voor de verwerking voor één of meerdere doeleinden, bvb. door het lidmaatschapsformulier in te vullen, een offerte aan te vragen, in te schrijven voor een evenement, in te schrijven voor onze nieuwsbrief, enz.
• De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en KOVAG om een bepaalde dienstverlening uit te voeren, zoals bvb. de inschrijving voor een groepsaankoop, het plaatsen van een advertentie op onze website, enz.
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting voor KOVAG, zoals bvb. het verplicht bijhouden van een ledenlijst, het bijhouden van onze boekhouding, enz.
• De verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van andere personen te beschermen, bvb. het registreren van bezoekers in ons gebouw
• De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang, bvb. het organiseren van de wachtdienst
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van KOVAG, behalve wanneer dit belang onderschikt zou zijn aan jouw persoonlijke belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden, bvb. wanneer jij minderjarig zou zijn.

Verwerken van persoonsgegevens moet in de breedst mogelijke zin gezien worden en kan ondermeer omvatten : het verzamelen, bewaren, vernietigen, ordenen, categoriseren, bijwerken, opvragen, raadplegen, gebruiken, beschikbaar stellen, samenbrengen, afschermen, uitwissen, enz.

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende de termijn die nodig is voor het gerechtvaardigd gebruik ervan zoals hierboven omschreven, of gedurende de wettelijk bepaalde termijn in bepaalde gevallen. Boekhoudkundige gegevens moeten bvb. 10 jaar bewaard worden. De specifieke bewaartermijnen per toepassing worden bij KOVAG geregistreerd in het verwerkingsregister van activiteiten zoals voorgeschreven door de privacy wetgeving en de Europese GDPR regelgeving.

KOVAG zal de persoonsgegevens nooit delen met derden, behalve in enkele specifieke gevallen :

• Indien we jouw expliciete toestemming hiervoor gevraagd hebben
• Indien je dit zelf zou verzocht hebben, bvb. indien je zelf verzoekt om jouw gegevens te delen met bvb. een boekhouder of accountant
• Indien het strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een dienstverlening waarnaar je zelf vraagt. Indien bvb. de inschrijving voor een opleiding, georganiseerd door een derde partij, via onze systemen verloopt, kunnen we niet anders dan jouw inschrijving delen met die derde partij.
• Indien er op KOVAG een wettelijke verplichting rust om de gegevens over te maken, of ten gevolge van een gerechtelijke beslissing gegevens moeten worden overgemaakt, dan kan KOVAG dat niet weigeren.
• Indien alle of een deel van onze activiteiten worden verkocht, overgedragen of gefusioneerd met een derde partij, behouden wij het recht om de nodige persoonsgegevens over te dragen om de transactie of de voorbereiding van de transactie mogelijk te maken. Wij zullen de nodige inspanningen leveren om alle betrokkenen hierover te informeren én ervoor te zorgen dat de derde partij zich eveneens aan deze Privacy Verklaring zal houden.

In het kader van onze operationele werking is het wel mogelijk dat derden, zoals contractors, IT-specialisten, helpdesk-medewerkers, softwareleveranciers, datacenters, enz. van tijd tot tijd inzage zullen hebben in een deel van de verzamelde gegevens, in het kader van de uitvoering van hun opdracht. KOVAG zorgt steeds voor de nodige juridische beschermingsmaatregelen, zoals het afsluiten van een (sub)verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring met deze derde partijen, én door toezicht te houden op de uitvoering van de opdracht.

KOVAG neemt de passende administratieve, technische en organisatorische maatregelen om alle persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking of toegang. Er zijn fysieke en technische toegangscontroles, beleidsdocumenten en procedures die de bescherming van de gegevens beogen.

Het ontwerp van nieuwe systemen of procedures houdt steeds rekening met de adequate bescherming van de gegevens. We testen regelmatig onze procedures en systemen, brengen regelmatig verbeteringen aan en houden ze up-to-date. Indien we weet zouden krijgen van een datalek, worden de betrokkenen en de gegevensbeschermingsautoriteit hiervan in kennis gesteld.

Alle personen die mogelijk op een of andere manier toegang zouden hebben tot persoonsgegevens, zijn gebonden door een geheimhoudingsovereenkomst en het bedrijfsbeleid van KOVAG is erop gericht om alle medewerkers regelmatig te wijzen op de noodzaak tot voorzichtigheid in de omgang met persoonsgegevens.

Er is toezicht op onze verwerking van persoonsgegevens door de gegevensbeschermingsautoriteit, maar ook door onze Data Protection Officer, dpo@kovag.be. U kan deze steeds contacteren voor verdere inlichtingen.

In het kader van deze Privacy Verklaring én de geldende Belgische en Europese wetten en regels, heb je volgende rechten :

• Recht op inzage in de gegevens die we over jou bijhouden
• Recht op verbetering, vervollediging of update van de gegevens
• Recht op schrapping van de gegevens. Wij kunnen wel niet garanderen dat we na de schrapping nog dezelfde dienstverlening kunnen aanbieden.
• Recht op beperking van de verwerking, bvb. geschrapt worden van de mailing lijsten
• Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking
• Recht om je gegeven toestemmingen op elk moment in te trekken

Om je rechten uit te oefenen, volstaat het om contact op te nemen met KOVAG, via info@kovag.be. 

KOVAG kan deze Privacy Verklaring steeds wijzigen of up-to-date brengen met nieuwe inzichten, ontwikkelingen en/of technologieën. In dat geval zal KOVAG een nieuwe versie op de website publiceren. De datum van deze versie is 8 januari 2024.

Onze website kan mogelijk hyperlinks bevatten naar andere websites. Indien je op een link klikt en onze website verlaat, is onze Privacy Verklaring niet meer van toepassing en zal je moeten kijken naar de Privacy Verklaring van de andere website. KOVAG draagt hierover geen enkele verantwoordelijkheid.

Indien je nog vragen of opmerkingen hebt over deze Privacy Verklaring, of één van jouw rechten wil uitoefenen (inzage, schrapping, enz.), kan je KOVAG contacteren op verschillende manieren :

• Per telefoon op 09/225.41.90
• Per e-mail op info@kovag.be
• per post op KOVAG vzw, Brouwerijstraat 1 bus 3A, 9031 Drongen

Iedereen heeft ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be