Groepsinzamelactie: Vervallen producten uit de apotheekvoorraad

Onverkochte producten waarvan de vervaldatum is verstreken kan je omruilen bij de vertegenwoordiger, terugzenden naar de fabrikant via je groothandel of laten vernietigen via de groepsinzamelactie georganiseerd door KOVAG. KOVAG organiseert elk jaar hiervoor een groepsinzamelactie. 

Voor deze groepsinzamelactie werkt KOVAG samen met de erkende afvalverwerker Veolia. 

1. Schrijf je in voor de groepsinzamelactie (zie verder). Dit kan tot uiterlijk 19/04/2024. Bestel hierbij het gewenste aantal kartonnen dozen die speciaal voor deze groepsinzamelactie worden aangeboden (vergelijkbaar met de dozen voor geneesmiddelen die de patiënt in de apotheek terugbrengt). Eén doos heeft een inhoud van 50L met een max. gewicht van 10 kg. De dozen worden geleverd in de apotheek tussen 06/05 en 10/05 door BPost.

2. Maak een inventarislijst aan van de onverkochte vervallen producten die je wenst te vernietigen. De inventarislijst is nodig om je boekhouding en voorraadadministratie in orde te brengen.  Je hoeft de inventarislijst niet te bezorgen aan KOVAG. 
   
   Opgelet: Niet alles is toegelaten! (zie verder: Regels rond vervallen producten). 

   De inventarislijst kan een print-out zijn van je softwaresysteem of een digitaal ingevulde lijst die je kan terugvinden in MyQA (Hoofdstuk 'Producten logistiek - Bijlage 'Lijst vervallen producten'). 

   De inventarislijst moet minstens volgende gegevens vermelden:

   • Naam & contactgegevens apotheek
   • Naam van het product
   • Aantal stuks
   • Aankoopprijs product
   • Onderaan de inventarislijst: de som van het aantal verpakkingen en de totaalwaarde van de producten
   • Stempel van de apotheek + datum + handtekening van de titularis

   Om het dossier zo sluitend mogelijk te maken voor eventuele toekomstige controles, raden we ten sterkste aan om foto's te nemen van: 

   • de (dure) producten die je laat vernietigen (foto van de geopende verpakking zodat de inhoud ervan goed zichtbaar is)
   • de doos/dozen met blauwe binnenzak, alvorens deze te verzegelen, waarin de producten die je laat vernietigen zichtbaar zijn.
3. Verzamel de vervallen producten in de bestelde kartonnen dozen en sluit ze hermetisch wanneer gevuld. Je hebt de vrijheid om te beslissen of je de kartonnen buitenverpakkingen, bijsluiters en andere materialen wilt verwijderen voordat je de dozen vult. Veolia, onze afvalverwerker, accepteert zowel producten met externe verpakking als producten zonder.
4. Voorzie elke doos met een etiket met daarop de volgende informatie:
   • Naam apotheek
   • APB nummer
   • Adres van de apotheek
   • Telefoonnummer
   • Verantwoordelijke van de apotheek

5. De dozen worden tussen 03/06 en 14/06 in de apotheek opgehaald ter vernietiging. Je hoeft de inventarislijst NIET mee te geven aan de chauffeur bij ophaling. 

   De op te halen afvalstoffen dienen tegen de datum van de vooraf afgesproken ophaalperiode door de apotheker te worden klaargezet. Indien de dozen niet klaar staan voor ophaling, zullen meerkosten voor het bijkomende transport verrekend worden aan €110 per ophaalplaats.

6. Nadat de producten werden vernietigd zal je volgende documenten van KOVAG per post ontvangen:
   • Factuur
   • Vernietigingsattest
   • Verklaring op eer
   Deze kunnen gebruikt worden om uw boekhouding en voorraadadministratie op punt te stellen.