Kwaliteit in de apotheek: zelfevaluatie, externe audit en het webportaal

Het koninklijk besluit inzake zelfevaluatie, gepubliceerd in september 2023 in het Staatsblad, legt 3 verplichtingen vast voor apothekers: 

1. Eens per jaar een zelfevaluatie uitvoeren;
2. Om de 3 jaar een autocontroleformulier invullen;
3. Om de 4 jaar een externe audit laten uitvoeren.

Voor de zelfevaluatie en het autocontroleformulier naderen de deadline = 1 april 2024.
Voor de externe audit heb je nog meer tijd. De eerste audit moet plaatsvinden voor 29 september 2028. Stel dit zeker ook niet (te lang) uit! Voorkom dat de beschikbare auditeurs overbevraagd zijn in het laatste jaar en het dan niet mogelijk is om een externe audit te boeken. 

Een van de kerntaken van de apotheker is het verzekeren van een goede farmaceutische zorg voor elke patiënt. De Gids voor Goede Officinale Farmaceutische Praktijken werd reeds verwerkt in een wettelijk kader, maar heeft nu ook zijn plaats gekregen in een uniek autocontrole systeem opdat het voor de individuele officina-apotheker makkelijker wordt hier concreet en gestructureerd mee aan de slag te gaan. Het systeem werd opgesteld naar analogie met onze ziekenhuizen of de voedingssector waar autocontrole al veel langer gekend is. Denk hierbij aan accreditatie, HACCP-normering etc.

Met de meest recente publicatie van  het KB Autocontrole in de apotheek werd de laatste hand gelegd aan deze nieuwe manier van kwaliteitsopvolging. 

Autocontrole bied je als apotheker de mogelijkheid om aan de hand van diverse tools een kritische blik te werpen op de organisatie en kwaliteitsstandaarden binnen je apotheek. Door regelmatig te reflecteren op de huidige werkwijze kan je voortdurend verbeteren wat uiteindelijk de kwaliteit van de farmaceutische zorg en patiëntveiligheid ten goede komt.

Hieronder graag een overzicht van de verschillende onderdelen met bijhorende tijdspanne:

1. Zelfevaluatie

De eerste zelfevaluatie conform het nieuwe KB moet gebeuren voor 1 april 2024.  Alle leden van het apotheekteam moeten jaarlijks aan zelfevaluatie doen. 

Je kan hiervoor gebruik maken van de vragenlijsten die beschikbaar zijn in MyQA in de module Evaluatie. Er zijn 13 vragenlijsten beschikbaar over 8 thema’s (logistiek, bereidingen, uitrusting, lokaal, personeel, basis en voortgezette farmaceutische zorg, internet). 

In de praktijk is het aanbevolen om: 

• 3-4 vragenlijsten (op MyQA) per jaar in te vullen. Na het invullen kan je zien waar verbetering nodig is, maatregelen en taken opstellen, en de resultaten documenteren in de actieplannen op MyQA.
• Als je met meerdere mensen in de apotheek werkt, vergeet dan niet om je met je eigen inloggegevens te identificeren wanneer je je aanmeldt om een vragenlijst in te vullen. Zelfevaluatie is een gedeelde verantwoordelijkheid binnen het apotheekteam, denk er dus ook aan om regelmatig af te wisselen zodat niet altijd dezelfde mensen dezelfde vragenlijsten invullen. Op die manier krijg je ook verschillende inzichten.
• Het hele team bij het bespreken van de verbeterpunten en de te nemen maatregelen te betrekken

Het gebruik van MyQA en het invullen van de vragenlijsten is niet verplicht. Ook andere manieren van zelfevaluatie zijn toegestaan zoals deelname aan het Kwaliteitsprogramma Bereidingen of deelname aan het Kwaliteitsprogramma Zorg.

2. Het autocontroleformulier (Formulier van de apotheek op het webportaal van het FAGG)

Apothekers-titularissen hebben tot 31 maart 2024 de tijd om het formulier 'autocontrole' voor de eerste keer in te vullen. Vergeet dus niet aan deze wettelijke verplichting te voldoen. Het FAGG herinnert je eraan dat dit formulier geenszins bedoeld is om mogelijke inbreuken op te sporen. Er zijn wel sancties voorzien als je het formulier niet correct en tijdig invult. 

Om de vragenlijst in te vullen, ga je naar het webportaal van het FAGG, dat eenvoudig en intuïtief is in gebruik. Een gedetailleerde handleiding is beschikbaar op de homepage van de module voor apothekers. Denk eraan om je antwoorden op de vragen voor te bereiden, want het is niet mogelijk om het formulier in meerdere keren in te vullen. Je vindt de vragen in de bijlage van het koninklijk besluit autocontrole.

Het FAGG herinnert eraan dat er sancties zullen worden opgelegd als het formulier nog niet is ingevuld op 31 maart of als de antwoorden niet correct zijn. Het Agentschap zal tijdens inspecties op het terrein nagaan of het formulier correct werd ingevuld, met name in het kader van gerichte acties.
 

3. Externe audit

De externe audit is een aanvulling op de jaarlijkse zelfevaluatie die de apotheker-titularis samen met het apotheekteam uitvoert. Vanaf 29 september hebben alle vergunninghouders 5 jaar de tijd om een eerste externe audit van hun apotheek te laten uitvoeren door een gekwalificeerde auditor. Daarna zal elke 4 jaar een nieuwe audit moeten worden uitgevoerd. De eerste externe audit moet plaatsvinden voor 29 september 2028.  Meer info vind je op: https://kovag.be/apotheekondersteuning/advies-bij-de-externe-audit

• Instructievideo FAGG
• Apb tool MyQA 
• Apb tool MyQC