Externe audit in de apotheek: focus op farmaceutische zorg

DOOR APR. SIMON BOONAERT, Apotheia

Klik hier:

Het KB Autocontrole in de apotheek, dat werd gepubliceerd op 19 september 2023, omvat een hervorming van het inspectiebeleid in de apotheeksector. Zo wordt er meer verantwoordelijkheid gelegd bij de apotheken zelf om de kwaliteit van hun praktijkwerking te controleren en te optimaliseren. Naast de zelfevaluatie, die al sinds 2012 in voege is, schrijft het KB Autocontrole ook een externe audit voor. Beide activiteiten omvatten een evaluatie en mogelijkheid tot verbeteringen voor alle onderdelen en activiteiten binnen de apotheek. 

Tijdens de externe audit worden 20 essentiële punten voor kwaliteitsvol werken in de apotheek door de auditeur onder de loep genomen. Deze 20 punten beslaan drie grote thema’s: logistiek, (voortgezette) farmaceutische zorg en communicatie en zijn gebaseerd op de Gids voor Goede Officinale Farmaceutische Praktijken

In deel twee van deze artikelenreeks worden de controlepunten (punten 9 t.e.m. 15) rond de (voortgezette) farmaceutische zorg besproken: 

9   Registreren OTC en gezondheidsproducten in het (gedeeld) patiëntendossier

10 Basis farmaceutische zorg: bevraging (validatie WHAM), posologie en innamemoment, eerste uitgifte informatie

11  Vertrouwelijkheidshoekje - GGG (astma, voortraject diabetes)

12  Huisapotheker - medicatieschema aanmaken - updaten

13  Beschikbare en gebruikte informatiebronnen (TMF, PhiL, pletmedicatie, ...)

14 Klachten afhandeling

15  Pharmacovigilantie (melding ongewenste effecten 'gele fiche', RMA)

Het registreren van OTC- en gezondheidsproducten in het farmaceutisch patiëntendossier is verplicht volgens de wet inzake kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg van 22 april 2019 (artikel 33), die op 1 januari 2022 in werking trad. Het doel hiervan is het garanderen van kwaliteitsvolle farmaceutische zorg door het opsporen van geneesmiddelgebonden problemen zoals interacties, therapieontrouw en dubbelmedicatie. Het stelt je ook in staat om jouw taak als huisapotheker goed uit te voeren waaronder het opstellen van een volledig en actueel medicatieschema. Via het Gedeeld Farmaceutisch Dossier kan, dankzij een correcte registratie, ook door andere apothekers een veilige aflvering  worden gegarandeerd. 

Met behulp van de WHAM-methode kan je als apotheker voldoende informatie inwinnen wanneer de patiënt in de apotheek komt voor advies of een voorschriftvrij product. WHAM verwijst naar vier cruciale vragen waarmee je de nodige informatie kan bekomen om het juiste middel of advies te geven, of om eventueel door te verwijzen naar de huisarts. 

(1) Wie: voor wie is het geneesmiddel/advies bestemd? 

(2) Hoe en hoelang: Hoe uiten de klachten zich en hoelang zijn ze aanwezig? 

(3) Acties: Welke acties heeft de patiënt reeds ondernomen om de klachten te verhelpen? 

(4) Medicatie: Welke medicatie gebruikt de patiënt momenteel al?

Het is belangrijk om heel het apotheekteam te sensibiliseren en bij elke vraag van een patiënt de WHAM-analyse systematisch uit te voeren. Zo kan jij met je team een correct zelfzorgadvies geven. Om jou te ondersteunen in het verlenen van kwaliteitsvolle basis farmaceutische zorg biedt APB een opleidingstraject aan, nl. het Kwaliteitsprogramma Zorg. Elk jaar worden twee thema’s gekozen waarvoor verschillende materialen en hulpmiddelen ter beschikking gesteld worden. Bovendien heb je de mogelijkheid om deel te nemen aan een opleidings- en evaluatietraject (met kennistest en bezoek pseudopatiënt).

Aflevering van geneesmiddelen en andere gezondheids- en zorgproducten dient te gebeuren met gerichte informatie. Daarnaast zijn er adviezen nodig voor een rationeel gebruik. Zorg hierbij voor een systematisch gebruik van leesbare doseringsetiketten op de verpakking. Het mondeling advies kan extra ondersteund worden met schriftelijke informatie zoals gevalideerde folders, onder andere terug te vinden in Phil Connect, Gezondheid en Wetenschap of de APB toolbox. 

De apotheek dient sinds 2009 wettelijk te beschikken over een afgescheiden gespreksruimte, waar een vertrouwelijk gesprek kan gevoerd worden met de patiënt. 

Eens ingericht is het belangrijk om als team te bepalen onder welke omstandigheden patiënten kunnen worden uitgenodigd voor een gesprek in deze vertrouwelijke gespreksruimte. Maak het bestaan van deze ruimte kenbaar aan jouw patiënten. 

Een afgescheiden gespreksruimte is essentieel voor een kwaliteitsvolle zorgverstrekking en voor het aanbieden van bepaalde bijzondere diensten (begeleidingsgesprekken voor goed gebruik van geneesmiddelen, vaccinatie, medicatienazicht ...). Begeleidingsgesprekken en andere farmaceutische diensten kunnen een belangrijke meerwaarde bieden voor de patiënt. Daarom is het belangrijk om de diensten, naargelang de mogelijkheden binnen de apotheek, te kunnen aanbieden. Om deze diensten vlot te kunnen uitvoeren, is een goede organisatie en voorbereiding nodig. 

Op website van APB vind je toolboxen over de verschillende GGG-diensten waarin alle nuttige info en praktisch materiaal in verzameld is.

De huisapotheker is er om de patienten te begeleiden, ondersteunen en informeren over een correct medicatiegebruik en daarbij hoort uiteraard steeds een up-to-date medicatieschema. Dit medicatie schema wordt ter beschikking gesteld aan patiënten en hun zorgverleners (huisarts, specialiste, tandarts…) .

Belangrijk is om, net zoals bij alle andere zorgdiensten, kennis te nemen van de voorwaarden voor het uitvoeren van de dienst en te zorgen voor een goede organisatie. Deze voorwaarden en ander praktisch materiaal kan je terugvinden in de toolbox van APB. Bepaal hierbij als team eventuele doelgroep patiënten waaraan je de dienst zeker zal aanbieden. Leg aan de patiënt ook uit wat de dienst precies inhoudt en gebruik, indien gewenst, een folder of andere documentatie ter ondersteuning. 

Het gebruik van betrouwbare, objectieve en kwaliteitsvolle wetenschappelijke bronnen of websites kan jou ondersteunen in het verstrekken van correcte informatie aan de patiënt of bij maken van magistrale bereidingen. Voeg de belangrijkste websites toe aan jouw favorieten om snel betrouwbare bronnen te kunnen raadplegen. De aanwezigheid van het "HONcode”-logo onderaan de webpagina van een website geeft aan dat de website de ethische code voor wetenschappelijke informatie respecteert. Let op, niet alle betrouwbare wetenschappelijke websites hebben dit logo.

De apotheker is aansprakelijk voor alle farmaceutische handelingen. Wanneer je een klacht krijgt in verband met door het apotheekteam verstrekte producten of verrichte farmaceutische handelingen, dien je deze klacht zorgvuldig te analyseren en te behandelen. Allereerst is het belangrijk om zo goed mogelijk de klacht voor de patiënt op te lossen. Afhankelijk van de klacht zal er contact opgenomen worden met de fabrikant, de interne procedures nagekeken worden of andere correctieve maatregelen genomen worden.  Om klachten en niet-conformiteiten, inclusief de herhaling ervan te voorkomen, is het belangrijk om na de afhandeling deze klachten zorgvuldig te documenteren. Je dient de geregistreerde klacht en de afhandeling ervan op een schriftelijk of elektronisch formulier te documenteren en dit formulier 5 jaar in de apotheek te bewaren. Hiervoor is een tool beschikbaar in MyQA onder het hoofdstuk Evaluatie en Verbetering.

Klachten die als objectief worden beschouwd en die betrekking hebben op een kwaliteitsgebrek, een gebrek aan doeltreffendheid of een bijwerking van een product dien je zo snel mogelijk mee te delen aan het FAGG of, in voorkomend geval, aan het Belgisch Centrum voor Geneesmiddelenbewaking. Dit geldt in het bijzonder voor geneesmiddelen onderworpen aan aanvullende monitoring (Black Triangle Supplemental Monitoring), worden zo snel mogelijk meegedeeld. De Black Triangle-geneesmiddelen worden in sommige software geïdentificeerd (zie Dashboard DelphiCare), alsook in PhiL en in het BCFI-repertorium. Bijwerkingen van geneesmiddelen kunnen gemeld worden via www.gelefiche.be, neem deze website ook op bij jouw favorieten. 

Voor bepaalde geneesmiddelen worden, naast de SKP en de bijsluiter, een aantal bijkomende risicobeperkende activiteiten (Risk Minimization Activities of RMA) opgelegd om een zo veilig mogelijk gebruik te garanderen. Dit kan onder andere gaan om educatief materiaal en brochures gericht aan de gezondheidszorgbeoefenaar en/of aan de patiënt. Verstrek deze informatie of bijhorende materialen bij de uitgifte van het geneesmiddel onderhevig aan risicobeperkende activiteiten. RMA-materiaal is beschikbaar in PhiL alsook op de website van het FAGG.

Met dit bondig overzicht hopen we je opnieuw een extra stapje verder te helpen bij de externe audit. In een laatste artikel dat in het najaar zal verschijnen worden alle topics rond communicatie besproken. 

Klik hier om de volledige editie van Farmazine 124 te bekijken.